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决定一个人能否晋升的一项重要能力:将繁重的工作变得井然有序

时间:2018-01-24 10:10来源:http://pku666.com/ 点击:

努力并不等于高效,我们身边有些人终日忙忙忙碌碌,但似乎也没什么成效;有的人井井有条,即使工作繁重也气定神闲,并且还能取得不错的成绩。

一、史蒂芬·科维的“四象限法则”
 
时间管理领域最常用的莫过于科维的“四象限法则”,他用“重要”和“紧急”两个维度把事情分为四类:重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。
                     
     
如果一个人整天都在做不重要也不紧急的事,那他的人生终将碌碌无为。如果总是在做不重要而很紧急的事,虽然看起来很忙,但是没有什么成效,对于这类事,要想办法委托给别人做或者尽量少做。
 
如果重要而又紧急的事做得太多,压力就会倍增,难逃“忙中出错”。重要但不紧急的事,比如学习、战略规划、培养下属成长,如果长期不顾不管,它们慢慢就会变成重要而紧急的事。
 
二、心无杂念,安于当下
 
为什么很多人虽然懂了时间管理的道理,却依旧无法管理好自己的时间呢?
 
因为尽管知道重要不紧急的事需要做,但总是无法集中注意力。比如我给自己留出完整的两个小时做某项计划,但总是定不下心来,不是想着下午有个重要的谈判,就是想着晚上还要讲课。结果心里烦躁,也没办法安心准备那个计划。
 
孟子曰:“学问之道无他,求其放心而已矣。”所谓放心,即找回失去的本心,放在专注的事情上,这就是学问之道。做事同样需要如此。
 
三、巧用工作篮,清空你的大脑
 
有的人可能会说,哪有那么容易。其实困扰我们的不是这件事情本身,而是未完成的事情给你形成的无形压力。你总要在心里分出一部分精力惦记着那件事,这会导致你眼下所做的事效果失真。
 
这时,你就需要设置一个工作篮,里面装着待处理的事件,当你记下了这件事情,同时记下了它的准备时间,就可以把它从记忆区删除了,你的精力只需要安放在眼下该处理的事上即可。
 
现在有了智能手机,通常都自带日程表,你可以把自己要做的事记录在日程表中。比如周三下午2点到4点要进行一个谈判,那么在周二上午10点到12点,我腾出时间来为这个谈判做准备。
 
用这种方式来规划工作和生活,你会发现自己的心平静了很多,思绪也不会漂浮不定。这就是工作篮的原理。
 
四、营造利于行动的环境
 
在进入工作状态之前需要做一些准备工作,比如给自己安排一张舒服的桌子,周围放一些自己喜欢的书,或者一台笔记本电脑。为自己营造一个愉悦舒适的氛围。
 
除了给自己准备一个精心布置的工作区域以外,还要给自己准备一个移动的工作区,这是随着时代发展,我们生活方式改变后需要开发出的另一个时间管理方法。比如飞机上、酒店里、咖啡馆等等都属于移动工作区。
 
五、立刻行动
 
当一件事情即将付诸行动,其实你已经完成了对大量可选方案的筛选,有了基本的方向。但你不要急于行动,可以留出一些时间做一个头脑风暴,它会有助于你做出最终的科学决策。这个暂缓的行动非常必要。怎么做头脑风暴呢?当你启动大脑去思考某个问题时,你可以把所有的想法都罗列出来,再对罗列的想法进行分析筛选。
 
头脑风暴有几个关键的技巧:不要判断,不要质疑,不要评估,不要批判。一个想法冒出来,就把它写下来,你有一招,其他人还有别的招,大家凑在一起,每个人都可以畅所欲言地谈自己的想法。如果能够各抒己见、集思广益,我们就可以获得大量的思路和想法。在这个过程中,千万不要过早地进入讨论和批评,这会使得头脑风暴的效果减弱。有时候开会的效率很低,就是因为有人刚刚提出一个想法,另一个人就说“你那个不行”或者“需要很多钱”“条件还不成熟”,等等,一旦出现了争论,其他人就没有动力再提供更多的想法了。
 
所以,效率最高的方法就是罗列,有想法就罗列出来,罗列的数量越多,就越能减少思维的盲区。最后,再组织分析这些想法,从中找出一个你认为最合适的来实施。
 
我特别喜欢Facebook的一个座右铭:完成,好过完美。当你能努力地去“完成”的时候,你就已经战胜了拖延症,这好过你孜孜以求地为了完美而去拖延。事实上,当你追求完美的时候,最终的结果往往更加不完美,只是你给自己找到了足够的心理安慰。
 


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